PROCESO DE CONTRATACIÓN
Introducción al marco legal para el proceso de contratación entre Entidades Estatales y Formas de Gestión No Estatal.
Las relaciones contractuales entre entidades estatales cubanas y empresas proveedoras (estatales o no estatales) se rigen principalmente por:
- Ley No. 59 “Código Civil” de 16 de julio de 1987.
- Ley No. 141. Código de Procesos, de 28 de octubre de 2021.
- Decreto Ley No. 304 “De la Contratación Económica “de 1 de noviembre del 2012.
- Decreto Ley 88 “Sobre las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas”, de 13 de julio de 2024.
- Decreto 107 “De las Actividades no Autorizadas a Ejercerse por las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas Privadas, Cooperativas no Agropecuarias y Trabajadores por Cuenta Propia”, de 2 de agosto de 2024.
- Resolución 183 “Normas de Cobros y Pagos” de 26 de noviembre de 2020 del Banco Central de Cuba.
- Resolución 51 “Regulaciones para los servicios de garantía comercial y post garantía de los equipos electrodomésticos, electrónicos, enseres menores y otros similares” de 22 de abril de 2020 del MINCIN.
- Resolución 148 “Metodología para la elaboración de la ficha de costos y gastos de productos y servicios para la evaluación de precios y tarifas”, de 3 del mes de julio de 2023, del Ministerio de Finanzas y Precios.
- Resolución 209 “Establece los límites en los márgenes comerciales en el proceso de contratación económica con las formas de gestión no estatal”, de 25 del mes de junio de 2024, del Ministerio de Finanzas y Precios.
- Resolución 149, “Aspectos de la contratación económica y procedimiento de licitación en las relaciones de entidades estatales con actores económicos no estatales”, de 7 de agosto de 2024, del Ministerio de Economía y Planificación.
Estas normas establecen los requisitos, formas, procedimientos y responsabilidades para asegurar que los contratos respondan a los principios de legalidad, racionalidad económica, transparencia, control y cumplimiento.
Las entidades estatales solo pueden celebrar contratos bajo ciertas modalidades definidas, las más comunes son:
- Contrato de Suministro de Bienes: Para la adquisición de equipos, partes, piezas o productos terminados.
- Contrato de Prestación de Servicios: Como el soporte técnico, instalación, reparación, etc.
- Contrato Mixto: Cuando incluye ambas actividades (venta + servicio).
- Contratos Marco: Que regulan una relación general de largo plazo, con anexos periódicos.
- Contrato de Mantenimiento o Garantía Técnica.
Todas las contrataciones deben ser formalizadas por escrito y firmadas por representantes legales debidamente autorizados por cada parte.
Solicitud de Propuesta / Cotización
La entidad estatal interesada inicia el proceso solicitando una cotización oficial a Qvaware SRL, con especificaciones técnicas, cantidades y características deseadas.
Esto puede surgir por:
- Un proceso de licitación estatal.
- Una compra directa (si el monto lo permite según el límite presupuestario).
- Un contrato vigente que se desea actualizar.
Negociación de Condiciones
Se negocian elementos como:
- Cantidades.
- Plazos de entrega.
- Condiciones de garantía.
- Servicios postventa incluidos o no.
- Condiciones de pago (en CUP o MLC, transferencia bancaria, etc.).
Aceptación del Contrato
El contrato debe contener:
- Objeto claro y detallado.
- Responsabilidades de las partes.
- Plazos de ejecución.
- Mecanismos de solución de conflictos.
- Penalizaciones por incumplimiento.
- Cláusulas de rescisión o modificación.
Qvaware SRL, como empresa proveedora, debe presentar:
- Estatutos Aprobados por la Junta de Socios
- Acta de Constitución Notarial
- Certificado de inscripción en el Registro Mercantil.
- Datos fiscales válidos (NIT, cuenta bancaria, etc.).
- Representación legal certificada.
Los documentos podrán estar en copia del original o Certifico Legal emitido por la personalidad jurídica autorizada.
Revisión Legal y Aprobación Interna
Antes de firmar, EL CLIENTE someterá el contrato a su asesoría jurídica interna. En el caso de entidades estatales, además debe:
- Contar con la aprobación del área económica.
- Ser revisado por el director o un delegado con facultades de firma.
- En algunos casos, requiere autorización del Organismo Superior o del Ministerio de Finanzas y Precios.
Firma y Registro
Una vez validado, el contrato se firma en papel o digitalmente por los representantes legales.
Luego:
- Se registra en el sistema de control económico de la entidad estatal.
- Qvaware SRL debe conservar copia debidamente firmada y sellada.
- Puede ser registrado ante una notaría o entidad estatal para efectos legales (no obligatorio, pero recomendable en contratos complejos).
Se pueden incluir garantías bancarias o financieras (aunque no son obligatorias), para asegurar el cumplimiento de las partes.
También se puede incluir:
- Garantía técnica del producto o servicio, detallando condiciones y plazos.
- Depósitos de garantía, si lo solicita EL PROVEEDOR (no común, pero puede exigirse en suministros costosos).
- Consultar internamente los límites presupuestarios aprobados para el objeto del contrato.
- Solicitar a tiempo los documentos para poder gestionar la aprobación con su asesoría jurídica.
- Verificar si el proveedor está incluido en los registros nacionales o cumple con requisitos del sector.
🔸 Contratación con empresas no estatales
- Las entidades estatales pueden contratar con empresas privadas o MIPYMES, pero:
- Deben justificar la selección.
- Deben asegurarse que el proveedor esté legalmente constituido y al día con la ONAT.
- En algunos casos, requiere dictamen jurídico previo.
🔸 Enmiendas y Modificaciones
- Toda modificación debe hacerse por escrito, como adenda al contrato, y seguir el mismo procedimiento de firma y revisión.
🔸 Penalizaciones
- Los contratos pueden incluir cláusulas de:
- Multas por demora.
- Indemnizaciones por incumplimiento.
- Resolución anticipada.
Proceso de Compra
Si usted es un cliente estatal, o forma de gestión no estatal y ya tiene contrato con nuestra empresa, podrá acceder a comprar en nuestras unidades. Si aún no tiene contrato o no está acreditado debidamente le compartimos el contrato de Compra/Venta para que comience cuanto antes el proceso de legalización contractual y no pierda la oportunidad de acceder a los merjores precios del mercado en materia de Ofimática.
Oferta Comercial
Contacte con nuestros comerciales para realizar una cotización de nuestros productos o servicios.
Aprobar Compra
Apruebe el presupuesto en su entidad.
Facturar
Firme la factura acorde a los términos y condiciones pactados, cantidades y precios. Tener en cuenta los siguienes puntos:
- Quien firme la factura debe estar autorizado en la Ficha de Cliente.
- La factura debe mantener las mismas condiciones pactadas en la Oferta Comercial (Precio, Cantidad, Entrega, Garantía, etc)
Retirar productos
Proceda a Retirar los productos del área de deapacho. Revise que se le entregaron los productos correctos. tal cual aparecen en la Factura.
Realizar pago
Proceda a realizar el pago de los productos facturados dentro del tiempo pactado en la Factura, evite ser morozo ya que se le pueden aplicar cargos adicionales.